اشاعه اطلاعات
در اینجا ، نقش کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی در اشاعه اطلاعات در درون سازمانها بررسی می شود . بهره گیری از شبکه های گسترده (ارتباط رایانه های مادر ) و شبکه های محلی ( ارتباط رایانه های شخصی از طریق رایانه سرویس دهنده ) ، ارتباطات ماهواره ای و خطوط تلفنی ، جملگی اشاعه اطلاعات را به فرآیندی بی واسطه تبدیل کرده اند که درباره آن به اجمال بحث خواهد شد . به علاوه ، شناخت متخصصین اطلاع رسانی مورد نیاز برای انجام این وظایف نیز با اهمیت است .
اصول اشاعه
اصطلاع عامیانه "اطلاعات مناسب برای فرد مناسب در زمان مناسب با ساختاری صحیح و کیفیتی شایسته "، هیچ گاه مثل زمانی که اطلاعات از طریق خدمات اشاعه کاربری یافت ، به واقعیت نپیوست . برای اشاعه بهتر اطلاعات ، قوانین طلایی کهنی وجود دارد که بازگویی و بحث درباره آنها بسیار ارزشمند است .
- اطلاعات باید با نیازهای افراد یا سازمان گیرنده مناسبت داشته باشد . اصولاً فایده مند بودن اطلاعات را بر اساس میزان مرتبط بودن با نیازهای بهره گیر خاص می سنجند . در تعریفی از فاسکت ، مدرک مناسب " مدرکی است که بر ذخایر ذهنی پیشین بهره گیر، اطلاعات جدیدی بیفزاید به طوری که این اطلاعات در تولید اثری که در خواست اطلاعات را ضرورت بخشیده مفید واقع شود ."
- اطلاعات باید به موقع ارائه شود .اگر اطلاعات قدیمی باشد یا بعد از وقوع رویداد یا پایان ضرب العجل فراهم آید ، تولید محصولی باکیفیت عالی میسر نخواهد بود. در آغاز پروژه ، ایجاد توالی لازم در نیازمندی های اطلاعاتی روز آمد و این که آیا ضرب العجلی تجاری تعیین کننده مهلت زمانی اطلاعات تهیه شده است وجود دارد یا خیر ، اهمیت زیادی خواهد داشت .
- کیفیت اطلاعات با اهمیت است .گاهی بر اساس به هنگام بودن اطلاعات . کیفیت آن را می سنجند . گاهی پس از شناسایی داده ها ، آنها را بررسی و موارد موثق و مرغوب را گزینش می کنند . متخصصان به عنوان اعتبار دهندگان اطلاعات ، باید این داده ها را بررسی کنند .
- نباید کمیت فراوان اطلاعات را فدای خدمات کیفی کرد . چرا که گاهی در یک نمودار ، خط یا یک مقاله ، اطلاعات بسیار مرتبطی یافت می شود . بر اساس پژوهشی که رویتر منتشر کرد مشخص شد که بیشتر مدیران از فراوانی اطلاعات رنج می رند و این مسئله یکی از دلایل عمده ایجاد فشار در محیط های کاری است . هر چیزی که به جای افزایش، از حجم اطلاعات بکاهد سودمند است . کتابداران و متخصصان اطلاع رسانی از روزگاران کهن ، بسیار نگران جامعیت اطلاعات بوده اند . اما آنها – به ویژه در محیط های تجاری – باید بیشتر نگران بهره گیران خود باشند تا مرتبط بودن اطلاعات .
- نوع اطلاعات و شیوه ارائه آن نیز با اهمیت است و گاه روش های اشاعه به تعداد مراجعین متنوع است.گاهی ممکن است تحویل الکترونیکی اطلاعات مناسب باشد اما در بعضی شرایط ارائه کاغذی اطلاعات درخواستی ، ضرورت می یابد .
- اگر برای انتشار یک مدرک ، اطلاعات بیشتری نیاز باشد یا اگر بخواهیم از مقاله چاپ شده در یک مجله ، خلاصه ای تهیه کنیم ، استفاده از خدمات پشتیبانی اهمیت زیادی دارد. گاهی می توان با بررسی درخواست ها – به عنوان ابزار سنجش – میزان مرتبط بودن اطلاعات اولیه را تعیین کرد .
- یک سازمان – به ویژه کتابخانه ای کوچک یا یک مرکز خدمات اطلاع رسانی – به تنهایی نمی تواند همه اطلاعات مرتبط را جمع آوری یا کارمندان کافی و مناسبی را برای ارائه خدمات جامع اشاعه اطلاعات استخدام کند . بنابراین ممکن است از منابع خارج سازمان به عنوان مکمل منابع داخلی استفاده شود . استفاده از خدمات مراکز برون سازمانی ، به روش هایی چون خدمات چکیده نویسی ، بهره گیری از خدمات درون خطی تجاری ، استفاده از خدمات پشتیبان کتابخانه ای برای درخواست های مقالات ، مجلات و غیره صورت می گیرد .
- بازنگری مجدد و پیوسته منابع تهیه شده برای افراد ، و تغییر ساختار سازمانی متناسب با وضعیت جاری ، امری ضروری است . آنچه که زمانی خاص مناسب بوده ، ممکن است برای همگامی با نیازهای جدید به اصلاح و بازبینی نیازمند باشد . ممکن است یک شرکت به تجارت تازه ای دست زند و برای موفقیت ، علایق اطلاعاتی خود را تغییر دهد . خدا به داد آن گروه از سازمان های اطلاع رسانی برسد که به تهیه اطلاعات در موضوعی اقدام کنند که دیگر مورد علاقه نیستند . چرا که بهره گیران ، آن بخش خاص از تجارت را از دست خواهند داد .
- بر متخصص اطلاع رسانی است که نیازمندی های غالباً بد بیان شده بهره گیر را بفهمد و آن را در قالبی مناسب ارائه کند. برخی از مراجعان ، نسبت به دیگر مراجعین ، دانش کم تری دارند و ممکن است صرفاً به عنوان مدرک اطلاعاتی از قبل آشنایی را درخواست کنند و از اطلاعاتی که واقعاً به آن نیازمندند صحبتی به میان نیاورند .
- هزینه تهیه یک خدمات اشاعه ای ، باید با سودمندی آن همخوان باشد و این هزینه ها باید پیوسته محاسبه و اعلام شوند . به زبان ساده باید دید آیا خدمت ارائه شده ارزش آن را دارد که برای آن هزینه ای پرداخت شود ؟ شاید برای تهیه خدمات ، شیوه های جدیدتری نیز وجود داشته باشد که از روش فعلی ارزان تر یا کارآمدتر است . بنابراین ، متخصصین اطلاع رسانی باید مرتباً خدمات را قیمت گذاری کنند
شناسایی بهره گیران و تعیین نیازمندی ها
بهره گیران یک سازمان متنوعند و با سطوح متفاوت اطلاعاتی که قبلا از طریق شبکه های غیر رسمی و منابع اطلاعات شخصی به دست آورده اند محصولات متنوعی نیز تولید می کنند . فهرست زیر بهره گیران احتمالی و خدمات اشاعه اطلاعات در داخل یک سازمان را ارائه می دهد:
- کارفرمایان ارشد ؛
- کارکنان فنی ؛
- مدیران ؛
- دانشمندان ؛
- زمین شناسان و کارمندان اکتشاف ؛
- کارکنان بخش طراحی ؛
- مهندسین ؛
- سازمان های بازاریابی ؛
- سایر تصمیم گیرندگان اصلی مثل معامله گران ؛
- کارکنان تولیدی ؛
- مدیران توسعه محصولات جدید ؛
- مدیران مالی و حسابداری ؛
- تاجران ؛
- مسؤلان و متخصصان سفارش ؛
- مدیران وام یا اوراق بهادار ؛
- پذیره نویسان و کارگزاران ؛
- کارگزاران بورس ؛
- مدیران سرمایه گذاری ؛
این فهرست را پایانی نیست و هر یک از بهره گیران بالقوه ، نیازهای اطلاعاتی مختلفی دارند که بعضی از آنها با یکدیگر تفاوت بنیانی دارند . جدیدترین پیشرفت های تحقیقاتی در زمینه تجهیزات اندازه گیری الکترونیکی ، مدیران تحقیقات فنی را به وجد می آورد اما در مدیران فروش علاقه ای را بر نمی انگیزد . بازاریاب ها ، به اطلاعاتی مستمر در زمینه ساخت مسکن ، میزان سرمایه مصرف کنندگان یا گزارش فعالیت رقبا نیاز دارند . متخصصان سفارش ، درباره شیوه های انجام معامله و بهای کالاها به اطلاعات نیاز دارند . مهندسین می خواهند از جدیدترین استانداردها در حوزه کاری خود آگاهی داشته باشند . ممکن است دانشمندان بخواهند درباره فرآیند و تحقیقات جدیدی که در حوزه موضوعی آنها انجام شده اطلاعاتی کسب کنند . کارگزاران بورس نیز به ردیابی بسیار دقیق اطلاعات در بخش های صنعتی یا تجاری خود نیاز دارند .
کارفرمایان ارشد ، عمداً در ابتدای فهرست فوق قرار داده شده است چرا که کتابداران و اطلاع رسانان برای انجام فعالیت هایی که در دست انجام دارند ، باید حمایت و پشتیبانی این گروه را جلب کنند . در بسیاری از سازمان های صنعتی و تجاری ، آن قدر دموکراسی وجود ندارد که بتوان مفهوم خدمات برابر برای همگان را به کار بست . متخصص اطلاع رسانی باید طوری عمل کند تا برای دست یافتن به منابع لازم مورد نیاز ، بر افراد سرشناس سازمان تاثیر بگذارد .
بر متخصص اطلاع رسانی است که افراد سرشناس سازمان درخواست کننده خدمات را شناسایی کند . این امر ، با تهیه نام واحد ها و مشخصات کارکنان از بخش نیروی انسانی و صحبت با مدیری که متخصصان اطلاع رسانی ، عملکردها و سایر موارد را به او گزارش می کنند میسر است . تهیه نموداری سازمانی – در صورت وجود – نیز مفید خواهد بود . در شرکت های بزرگ یا سایر سازمان ها ، گزارش های مستمر و سالیانه ، به شناسایی مدیران و شرکت های اصلی کمک خواهد کرد . گاهی بخش هایی وجود دارند که نیاز آنها به اطلاعات کمتر مشهود است . مثلاً بخش نیروی انسانی به اطلاعاتی درباره بررسی حقوق و دستمزد ها ، و بخش قانون گذاری به اطلاعاتی درباره مصوبات با تغییرات جدید در مباحث قانونی نیاز دارند .
اولین گام ، شناخت حوزه فعالیت شرکت یا مؤسسه است . برای انجام این مهم ، راه های فراوانی وجود دارد . بعضی از این روش ها عبارتند از : مراجعه به راهنمای دوره های آموزشی و تولیدی داخلی ، شناسایی کارکنان ، شرکت در دوره های آموزشی در موضوعات مرتبط ، مطالعه کتاب های درسی پایه در موضوعات اصلی شرکت ، مطالعه خبر نامه داخلی (شماره جدید و شماره های پیشین ) ، و در صورت امکان ، مطالعه اسناد طرح و برنامه ای و مجلات تخصصی مرتبط ، گاهی مشکل عمده در دستیابی به اطلاعات یک سازمان ، - به ویژه اگر سازمان ، چند ملیتی ، بزرگ ، و چند محصولی باشد – آگاهی از شیوه خودکاری سازمان است . یک حرفه ای کارکشته آمریکایی ، با مطالعه و بررسی ، مدرک پذیره نویسی مالی در حوزه اطلاعات بیمه را دریافت کرد تا بتواند ساختار تجاری سازمانی که او برای آن کار می کند را بفهمد . کوشش مدیران ارشد اطلاع رسانی ، برای اخذ مدرک لیسانس یا درجات بالاتر تجاری ، در جهت آشنایی بیشتر با زبان تجارت و ایجاد ارتباط بهتر سازمانی ، امر غیر معمولی نیست .
با فهم شیوه های تجاری سازمانی ، متخصص اطلاع رسانی ساده تر می تواند بهره گیران بالقوه خدمات اشاعه را شناسایی کند . بنابراین ، این امر به ارزیابی انواع اطلاعات مفید و مورد نیاز بهره گیران منجر خواهد شد . باید به خاطر داشته باشیم که بعضی از افراد به بیان نیاز های اطلاعاتی خود یا استفاده از اطلاعات عادت نکرده اند . بنابراین ، ممکن است متخصص اطلاع رسانی با صحبت درباره حرفه افراد ، آنها را به بیان شغل حرفه ای و این که اخیرا اطلاعات ضروری برای انجام وظیفه شان را از کجا آورده اند وا دارد . اگر قبلاً در محل کار ، خدماتی ارائه می شده است ، تهیه پرسشنامه ای داخلی و سنجش کارایی آن خدمت مفید خواهد بود . بهرحال ، ممکن است نیاز های او و کارمندانش راهگشا باشد . همچنین ، این امر فرصتی فراهم می آورد تا متخصص اطلاع رسانی بتواند انواع خدمات اشاعه اطلاعات که بهره گیران بتوانند از همه خدمات کتابخانه ای و اطلاع رسانی استفاده کنند . بسیاری از افراد ، از وظایف یک متخصص اطلاع رسانی و تاثیر خدمات ارائه شده او در افزایش کارایی خود بی خبرند . اگر قرار است از نیازمندی های یک سازمان نیاز سنجی شود ، برای گشودن دریچه ای برای ورود به بحث، استفاده از عقاید دیگران و دریافت بازخوردهای نظر خواهی از مدیران مفید خواهد بود .
تحقق خدمات اشاعه – این خدمات چه ساختاری دارد ؟
خدمات اشاعه اطلاعات ، از فرآیند های نسبتا ساده گرفته تا خدمات پیچیده ، به روشهای مختلفی ارائه می شود . در اینجا فهرستی از انواع خدمات اشاعه اطلاعات ارائه می شود:
- تهیه روگرفتی از مقالات مجله ها ؛
- فهرست عناوین و مقالات مجله ها ؛
- خبر نامه ها ؛
- چکیده نامه ها ، شامل خلاصه کوتاهی از مقالات مجله ها ؛
- سفارش خبرنامه هایی که منابع موجود و جدید اطلاعاتی را فهرست می کنند ؛
- تهیه و امانت مجلات ؛
- بولتن های استاندارد و پروانه ثبت اختراعات ؛
- بولتن هایی که منابع و خبرهای در دست انتشار را ارائه می کنند ؛
- گزینش اخبار برای افراد خاص (اشاعه گزیده اطلاعات )؛
- بریده جراید ؛
- ارائه اطلاعاتی در موضوعات عامه پسند ؛
- گزارش نویسی و خلاصه نویسی اطلاعات ؛
- ارائه الکترونیکی مقالات مجلات ؛
- کاوش توسط بهره گیر نهایی – واگذاری کاوش به محقق از طریق در اختیار گذاشتن ابزارهای اطلاع رسانی.
فهرست سفارش
از فعالیت مشترک کتابخانه ها در سازمان های مختلف ، تهیه فهرستی از سفارشات تاره برای مجموعه کتابخانه است . این فهرست ، منابع جدید مثل عنوان مجلات اشتراکی جدید ، کتاب ها ، گزارشات ، استانداردها ، کنفرانس ها ، گزارشات بازار و مواردی مشابه که ممکن است مورد علاقه بهره گیران باشد را به اطلاع آنها می رساند . گاهی فهرست سفارشات تازه ، به صورت ضمیمه ای در دیگر خبرنامه ها ارائه می شود . مثلا مؤسسه قانونی بانکداران ، جدیدترین منابع رسیده را که در مجله ای منظماً برای اعضا ء منتشر می شود چاپ کند . انتشار چنین فهرست هایی ، کتابخانه های دیگر را از خرید دوباره نشریه ای گران قیمت منع می کند .
گردش مجلات
تجربه مشترک محیط های علمی و فنی ، ارسال فهرست مجلات امانی برای خوانندگانی است که قصد مطالعه منظم نشریه ای خاص را دارند . به جای خریدارای چند نسخه از یک مجله، اشتراک در نسخه ها باعث کاهش هزینه ها می گردد . به هر حال ، چنین کاهشی در هزینه ها ، در مقابل ، افزایش زمان دسترسی آخرین فرد موجود در فهرست مشتاقان مطالعه مجله را به دنبال خواهد داشت . همچنین ، در جریان گردش ، تعیین اولویت حقیقی امانت مجله مشکل است چرا که ممکن است شخصی به مجله احتیاج مبرم داشته باشد اما نام وی در انتهای فهرست قرار گیرد . در بسیاری از شرکت ها ، از جایگاه خوانندگان در چنین فهرست هایی مستمراً بحث می شود . در بعضی از محیط های تحقیقاتی ، تاخیر در مطالعه مجله چنین مشکلاتی را در پی ندارد اما در جایی که توجه به زمان امری حیاتی است ، اشتراک چند نسخه از مجله ای مشهور رضایت بخش تر است . اگر برای مجله ای بیش از شش متقاضی در نوبت قرار گیرد ، فاصله زمانی دسترسی افراد برای مطالعه آن مجله طولانی می شود .
خدمات مقالات مجلات / خدمات بریده جراید
کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی از بدو تاسیس ، از مجموعه مجلات ، کتاب ها ، گزارشات و اسناد گردآوری و سازماندهی شده خود ، خدمات فتوکپی ارائه می کرده اند . در این نوع خدمات ، برای احترام به حق مؤلف ، فقط از عناوین یا چکیده های توضیحی مقالاتی از مجلات که به نظرمی رسد مورد علاقه افراد سازمان است فهرست تهیه می شود. از این طریق، بهره گیران می توانند منابع مرتبط را برگزینند و اصل مقالات را سفارش دهند . در حوزه علو م و فنون ، عناوین مجله ها کاملاً توضیحی است و بهره گیر می تواند دست به گزینشی آگاهانه بزند . در حوزه های تجاری یا علوم اجتماعی ، برای افزایش وضوح موضوع ، باید به توصیف عناوین مجلات پرداخت . به عنوان نمونه می توان به مجله " احترام به شخصیت پیروز " که در واقع درباره استفاده از چهره های سرشناسی چون جان سلیز کمدین ، و اریک کانتونا ی فوتبالیست در تبلیغ محصولات ذاتاً بی رونق توضیح می دهد ، اشاره داشت .
خدمات چکیده نویسی
از خدمات دیگر اشاعه ، تهیه چکیده است . کارکنان ، مراکز کتابداری و اطلاع رسانی ، اطلاعات مرتبط را از مجلات یا گزارش ها برمی گزینند و چکیده یا خلاصه کوتاهی از مقاله ، که به اختصار نکات اصلی آن را توضیح می دهد ، تهیه می کنند . برای چکیده نویسی ، غالبًا از عبارات و کلید واژه های مقاله اصلی استفاده می کنند . برای چکیده نویسی مدارک فنی ، اگر چکیده نویس با موضوع مدرک کمی آشنا با شد ، چکیده تهیه شده کار آمدتر خواهد بود . میتوان چکیده های تهیه شده را به گروه های موضوعی کلی دسته بندی و برای بهره گیرانی که به نظر می رسد این اطلاعات برای آنها مفید باشد فرستاد . این فرآیند ممکن است به درخواست اصل مدرک منجر شود .
پس از ارائه دو خدمت فوق الذکر ، ممکن است بهره گیران اصل مقالات را در خواست کنند . با کسب جواز استفاده از حق مؤلف ، می توان از مقاله کپی تهیه کرد . همچنین می توان مقالات را – چه به صورت کاغذی و چه الکترونیکی – از مراکز خدماتی تهیه کرد .
گزارش نویسی و خلاصه نویسی اطلاعات
سازمان ها ی اطلاع رسانی ، بیش از پیش درگیر فعالیت هایی شده اند که به نظر میرسد خارج از وظیفه سنتی آنها باشد . گاهی مدیران ارشد سازمان ها گونه ای از خدمات گزارش نویسی را درخواست می کنند که باید اطلاعات آن را از منابع مختلف تجزیه و تحلیل و خلاصه نویسی شود . انجام این وظیفه ، مهارت گسترده متخصصان اطلاع رسانی را می طلبد و زمان فراوانی باید صرف آن گردد . این گزارشات ممکن است درباه فعالیت های رقبا ، یک واحد صنعتی یا اطلاعاتی ، پیشینه یک کشور یا منطقه باشد . تهیه گزارشات فنی تر ، دانش عمیق نویسنده از موضوع مربوطه را می طلبد
شیوه ارائه اطلاعات
برای اینکه اطلاعات ارائه شده به راحتی قابل خواندن باشد و درخواست کننده نیز آن را جدی بگیرد . ساختار ظاهری آن دارای اهمیت است . مدارک تکثیر شده باید از وضوح خوبی برخوردار بوده و اطلاعات مهم را در بر داشته باشند . مقالات مجله ها باید ارجاعات کتاب شناختی لازم (در صورتی که در پایین صفحات مقاله ارجاعات لازم کتاب شناختی وجود ندارد) که توسط متخصصان اطلاع رسانی به آن افزوده می شوند را ارائه دهند . باید خبر نامه ها را با ظاهری تخصصی ، بخش بندی ها و سر عنوان های موضوعی مشخص ، همراه با نمایه ، اطلاعاتی درباره شیوه دست یابی به اطلاعات بیشتر و راهنما منتشر کرد . نرم افزار های واژه پرداز بسیار پیشرفته ای وجود دارند که با استفاده از توان های گرافیکی و صفحه گسترده ی آن ، می توان خبر نامه های با کیفیتی ارائه داد .
برای ایجاد امکان بازیابی مدارک کاوش شده چاپی ، باید عنوانی توصیفی برای آن انتخاب کرد و در بالای نتایج کاوش ها ، عنوان را نوشت و آن را در قالبی آراسته و شکیل ارائه کرد . اگر نتایج چند کاوش با هم ارائه و چاپ شده است ، باید اطلاعات آن را بر اساس عناوین فرعی ، تاریخ یا شماره گذاری دوباره مدخل های اطلاعاتی ، دسته بندی کرد . می توان صفحات را شماره گذاری کرد . پیام ها ی غیر ضروری از طرف میزبان را حذف ، رکوردهای اطلاعاتی حذف شده را اضافه و پانویس ها و عنوان هایی را به متن اضافه کرد . همه این فعالیت های تقریبا ساده ، می تواند شیوه ارائه کاوش های درون خطی را بسیار بهبود بخشد . با استفاده از صفحه گسترده هایی مثل Microsoft Excel یا Lotus 123 ، امکان ارائه اطلاعات آماری نیز وجود دارد . مثلا اگر اطلاعات سری زمانی قیمت ها در ستونی منظم و در یک صفحه ارائه شود ، به نظر بسیار تخصصی جلوه می کند .